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Afin de rendre le séjour de vos locataires plus agréable, et d’augmenter vos chances d’avoir des réservations, il est important de créer un livret d’accueil regroupant toutes les informations nécessaires pour faciliter le séjour de vos locataires chez vous. En plus des détails concernant votre propriété, ce livret doit contenir des informations sur les points d’intérêts à proximité de votre location de vacances.

Un livret d’accueil réduit le nombre de questions que se pose le locataire à son arrivée : quel est le restaurant le plus proche ? Où se trouvent les commerces ? Comment fonctionne le micro-onde ? Les locataires n’auront pas besoin de vous contacter pour vous poser des questions, toutes les réponses seront dans le livret !

Vous ne savez pas par où commencer ? Voici les 7 choses qu’il faut absolument savoir pour créer un livret d’accueil complet.   

La forme

Votre livret d’accueil peut être un simple classeur avec les informations notées sur des feuilles A4 disposées dans des pochettes plastiques. Cela vous permettra de le mettre à jour facilement. Si vous avez plus de temps, vous pouvez le rendre plus original et le personnaliser. Vous trouverez des exemples de livrets d’accueil ici et ici.

Nous vous conseillons de prendre le temps de créer un livret qui vous ressemble et qui sera agréable à lire pour vos locataires.

Un livret d’accueil ne doit pas être trop long, ni trop court, le nombre de page idéal est de 10. Pour faciliter la lecture, n’oubliez pas de faire un sommaire !

Pour le design, laissez libre cours à votre imagination, le plus important étant que votre livret vous corresponde et ne soit pas en décalage avec votre propriété.

 

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Page de bienvenue & rappel des formalités

Pour bien commencer votre livret, il faut souhaiter la bienvenue à vos locataires. Cette proximité entre le propriétaire et le locataire rassure; vous devez écrire sur cette page que vous êtes très heureux d’accueillir des vacanciers chez vous, que vous allez tout faire pour rendre leur séjour le plus agréable possible et qu’ils trouveront dans ce livret toutes les informations dont ils auront besoin. Dites leur également que, en cas de problèmes, ils peuvent contacter des personnes sur place et qu’ils trouveront leurs contacts dans la page contact de votre livret.

C’est sur cette première page qu’il est judicieux de donner les détails sur l’arrivée et le départ des locataires : les codes d’entrée, les horaires, la remise des clés, ainsi que le rappel des formalités établies dans le contrat de location comme la caution, le ménage, le linge de lit, etc.

 

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Les contacts & numéros d’urgence

Les contacts sont indispensables. Même en ayant le livret le plus complet du monde, votre locataire doit pouvoir vous poser une question en cas de problème. Cependant, plus vous mettez d’informations dans votre livret, moins vos locataires auront besoin de vous contacter.

Il faut donc le nom, le prénom, le téléphone ou l’adresse mail du gestionnaire ou d’une personne disponible sur place en cas de problème, si ce n’est pas vous. Vous pouvez également ajouter les coordonnées de :

  • L’hôpital le plus proche
  • Le plombier
  • La police
  • La femme/homme de ménage
  • etc

L’Histoire de votre propriété

Il est important de raconter l’histoire de votre propriété en citant quelques anecdotes sur ses anciens habitants ou encore sur les époques qu’elle a traversées. Les locataires sont friands d’Histoire et s’intéressent au lieu dans lequel ils vont vivre, même si ce n’est que pour quelques jours.

En plus de l’Histoire, vantez les mérites de votre jardin exposé plein sud, de vos pièces lumineuses et de tout autre atout auquel vous pensez afin de montrer aux locataires qu’ils n’ont pas fait le mauvais choix en sélectionnant votre propriété pour leurs vacances.

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Les règles de la propriété

Cette partie est la plus importante de votre livret ! Une location meublée comporte de nombreux éléments dont il est important d’expliquer le fonctionnement, en particulier pour l’électroménager ! Il faut être le plus clair possible afin d’éviter tout accident/incident dans votre propriété.

Vous devez, par exemple, expliquer comment se nettoie le four, comment fonctionne le lave-vaisselle, le lave-linge, le chauffage, quels sont les codes Wi-Fi, etc. Le plus simple est de regrouper toutes les instructions dans une pochette adéquate.

En plus des instructions, vous devez également dans cette partie expliquer vos souhaits concernant le séjour de vos locataires : vider la poubelle à la fin de la semaine, fermer les volets, fermer la porte du garage, pas de bruit pour les voisins, etc.

C’est aussi dans cette partie que vous pouvez faire l’inventaire des éléments de votre propriété pièce par pièce, surtout si vous n’avez pas eu le temps de faire l’état des lieux.

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Les points d’intérêts

Nous arrivons à la partie concernant les alentours de votre propriété.

Les vacanciers passent rarement leurs séjours enfermés dans votre maison, ils sont également en vacances pour visiter une région et participer à toute sorte d’activités. Dans la partie « points d’intérêts » commencez par les commerces et restaurants. Ce sont les premiers lieux où vont se rendre vos locataires. Vous pouvez donner votre avis sur certains commerces et restaurants, citer quelques anecdotes et même proposer des réductions que vous avez négociées avec les patrons (apéritif offert, etc.)

Les activités et les points d’intérêts à proximité sont également très importants. La base du tourisme est la visite de lieux historiques, donc, n’hésitez pas à lister les monuments et autres lieux de cultes accessibles facilement depuis chez vous.

Récapitulatif des points d’intérêts à donner :

  • Épicerie
  • Bars
  • Restaurants
  • Centres commerciaux
  • Vie nocturne
  • Activités à proximité
  • Points d’intérêts à proximité

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Les transports

Toutes les activités et les points d’intérêts ne sont pas accessibles à pied de chez vous. Il faut donc inclure dans votre livret une partie consacrée aux transports. Bus, métro, tram, taxi… Notez bien tous les transports disponibles. Vous pouvez également proposer des itinéraires afin de rassurer les locataires. Soyez précis et mettez des cartes et des plans à leur disposition afin qu’ils puissent les emporter avec eux durant leurs sorties.  

N’oubliez pas de donner les instructions pour que vos locataires puissent se rendre aux aéroports et gares les plus proches.

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Créer un beau livret d’accueil bien complet peut prendre un peu de temps mais votre effort sera rapidement récompensé par des avis positifs sur vos annonces mais également par la fidélisation de votre clientèle qui verra en vous un hôte à l’écoute et attentionné. Tous les détails, même ceux qui peuvent vous paraître évidents, doivent apparaître dans ce livret.

Plusieurs solutions existent pour créer votre livret d’accueil papier ou digital en voici deux :

 

 

 

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